Private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel

Ist die private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel steuer- und sozialversicherungsfrei?

Steuerfreistellung von Mobilfunkkosten

Steuer- und sozialversicherungsfrei sind für den Arbeitnehmer auch die Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten laut § 3 Nr. 45 EStG. Zu diesen Vorteilen gehört neben der Nutzungsüberlassung des Gerätes auch die Erstattung von Telefonkosten oder anderer Nutzungsentgelte (LStR 3.45 S. 5).

Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Nutzungsentgelte gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer ein Mobiltelefon zu einem niedrigen, ggf. unter dem Marktwert liegenden Preis – im Streitfall zwischen 1 € und 6 € – erworben hat und dieses Mobiltelefon dem Arbeitnehmer unmittelbar danach wieder zur privaten Nutzung überlässt. Der Bundesfinanzhof – BFH Urteil vom 23.11.2022 – VI R 50/20, BStBl. II 2023, 584 – folgt damit ausdrücklich nicht der bisherigen Verwaltungsauffassung und verneint in diesen Fällen sowohl das Vorliegen eines Scheingeschäfts – wegen der Gültigkeit des Rechtsgeschäfts – als auch eines Gestaltungsmissbrauchs, da ein gesetzlich nicht vorgesehener Vorteil mit dem Kauf der Mobiltelefone durch den Arbeitgeber nicht verbunden war.

Private Nutzung von betrieblichen Kommunikationsgeräten

Dennoch ist Vorsicht geboten!

Ein betriebliches Telekommunikationsgerät liegt nicht vor, wenn das Gerät nicht dem Arbeitgeber, sondern dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist.

Dies ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer zivilrechtlicher Eigentümer des Geräts ist oder wie ein wirtschaftlicher Eigentümer oder Leasingnehmer darüber verfügen kann. Dabei ist es grundsätzlich unerheblich ob der Voreigentümer oder Leasinggeber ein fremder Dritter oder der Arbeitgeber ist. Dem Arbeitnehmer ist das Gerät dann zuzurechnen, wenn der Arbeitgeber ihm dieses aufgrund einer vom Arbeitsvertrag unabhängigen Sonderrechtsbeziehung – zum Beispiel durch einen Leasingvertrag – überlässt.

Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitgeber selbst Leasingnehmer ist und das Gerät dem Arbeitnehmer aufgrund eines Unterleasingverhältnisses zur Verfügung stelltBFH Urteil vom 23.11.2022 – IV R 50/20, BStBl. II 2023, 584

Nutzungsüberlassung eines Telekommunikationsgeräts zur Privatnutzung

(inklusive Übernahme der Nutzungsentgelte, zum Beispiel Grundgebühr, Flatrate etc.)

Zurechnung des Telekommunikationsgeräts zum Arbeitgeber

Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit

Zurechnung des Telekommunikationsgeräts zum Arbeitnehmer – zum Beispiel bei Unterleasingverträgen

Lohnversteuerung des geldwerten Vorteils

davon ausgenommen ist anteilige berufliche des Geräts: steuerfreier Auslagenersatz

Beispiel: Überlassung eines Tablets an einen Arbeitnehmer auf Basis eines Unterleasingvertrags (LStH 3.45)

Der Arbeitgeber least ein Tablet und überlässt es dem Arbeitnehmer auf der Grundlage eines Unterleasingvertrags auch zur privaten Nutzung. Außerdem übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Verbindungsentgelte des Geräts.

Behandlung:

Da dem Arbeitnehmer das Tablet aufgrund des Unterleasingvertrags zuzurechnen ist, handelt es sich nicht um die Zurverfügungstellung eines betrieblichen Telekommunikationsgeräts. Die vom Arbeitgeber übernommenen Verbindungsentgelte sind daher nicht in vollem Umfang steuerfrei, keine Anwendung des § 3 Nr. 45 EStG.

Sofern das Gerät vom Arbeitnehmer auch beruflich genutzt wird, kommt für den auf die berufliche Nutzung entfallende Anteil der Verbindungsentgelte die Zahlung eines steuerfreien Auslagenersatzes in Betracht, Anwendung des § 3 Nr. 50 EStG.

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