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Bewirtungskosten für ein virtuelles Meeting

VonRedaktion

Bewirtungskosten für ein virtuelles Meeting

Bewirtung bei einem virtuellen Meeting: Sind die Bewirtungskosten steuerlich absetzbar?

Aufgrund des Corona-Virus haben immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office geschickt. Häufig finden geschäftliche und berufliche Meetings mit Geschäftspartnern und Arbeitnehmern nicht in den Räumen des Unternehmens statt, sondern virtuell per Videokonferenz statt (zum Beispiel über Skype). Doch was ist eigentlich mit den Kosten für die Bewirtung der Geschäftspartner und Mitarbeiter, wenn der Verzehr gemeinsam vor dem PC stattfindet?

Unter welchen Voraussetzungen kann ein virtuelles Essen steuerlich geltend gemacht werden und wie wirkt sich dies beim Arbeitnehmer aus?

Bewirtung im Steuerrecht

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung entstehen. Voraussetzung ist, dass sie im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie zum Beispiel Trinkgelder.

Hinweis: ESt-Richtlinie R4.10 Abs. 5 S. 4

Eine Bewirtung setzt voraus, dass mindestens zwei Personen beteiligt sind, wobei Sie nicht zwangsläufig zur Bewirtung physisch zusammentreffen müssen. Die physische Anwesenheit ist keine gesetzliche Voraussetzung für eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts. Bisher gibt es keine gegenteilige Verwaltungsauffassung bzw. Rechtsprechung, die eine physische Anwesenheit der Personen als Voraussetzung fordert.

Auch eine virtuelles Essen, zum Beispiel per Videokonferenz mit Geschäftspartnern und / oder Arbeitnehmern, stellt daher eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts dar. Sind neben der betrieblichen Veranlassung auch die formellen Voraussetzungen erfüllt, kommt ein Abzug als Betriebsausgabe in Betracht.

Nur betrieblich veranlasste Aufwendungen sind begünstigt!

Nur betrieblich veranlasste Bewirtungen können unter Beachtung der formellen Erfordernisse als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können jedoch geschäftlich oder nicht geschäftlich bedingt sein. Handelt es sich allerdings um eine privat veranlasste Bewirtung, liegen nicht abzugsfähige Kosten der privaten Lebensführung nach § 12 Nr. 1 EStG vor.

Die Unterscheidung in geschäftlich und nicht geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen ist zum einen für die Beurteilung der Abzugsfähigkeit der Höhe nach und zum anderen für die Unterscheidung hinsichtlich der besonderen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten relevant.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten unterliegen gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG einer begrenzten Abziehbarkeit. Danach können nur 70 Prozent der Bewirtungsaufwendungen berücksichtigt werden.

Aufwendungen für nicht geschäftlich veranlasste Bewirtungen, zum Beispiel die Verköstigung von Arbeitnehmern, sind zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungen im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG sind einzeln und gesondert nach § 4 Abs. 7 EStG aufzuzeichnen.

Betriebliche Bewirtung ohne geschäftlichen Anlass

Die Bewirtung ist nicht geschäftlich veranlasst sondern allgemein betrieblich, wenn ausschließlich die Arbeitnehmer des Unternehmens bewirtet werden. Bei dieser ausschließlich betriebsinternen Arbeitnehmerbewirtung darf der Unternehmer die anfallenden Bewirtungskosten zu 100 Prozent als Betriebsausgabe abziehen. Das gilt auch bei einer Bewirtung im Rahmen einer Videokonferenz.

Arbeitsessen bei Mahlzeiten im Wert bis zu 60 Euro

Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer im Rahmen der Videokonferenz bewirten, um seinen außergweöhnlichen Arbeitseinsatz zu honorieren, zum Beispiel während einer betrieblichen Besprechung. In diesem Fall liegt kein Arbeitslohn vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer kostenlos Mahlzeiten im Wert von bis zu 60 Euro überlässt.

Hinweis: Lohnsteuerrichtlinie R 19.6 Abs. 2

Entsprechend kann der Arbeitgeber zum Beispiel auch bei einer langen oder spät stattfindenden Videokonferenz Essen und Getränke steuerfrei überlassen. Der Arbeitgeber kann die Ausgaben für die Bewirtung als Betriebsazsgaben geltend machen. Es handelt sich um keinen Arbeitslohn, da der Arbeitgeber an einem zeitlich abgestimmten Ablauf und einer inkludierten Diskussionsrunde interessiert ist. Das eigentliche betriebliche Interesse überwiegt.

Hinweise: Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 sowie R 19.6 Abs. 2 S. 2 und das BFH Urteil vom 05.05.1994, AZ VI R 55-56/92, BStBl 1994 II, 771

Belohnungsessen bei unüblichem Wert

Der Wert eines Essens anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes darf jedoch keinesfalls 60 Euro pro Arbeitnehmer übersteigen, weil es sich ansonsten um ein Essen mit Belohnungscharakter handelt. In diesem Fall wären für die teilnehmenden Personen die geldwerten Vorteile mit Ansatz des tatsächlichen Preises zu versteuern. Auch Mahlzeiten, die im Rahmen regelmäßiger Geschäftsleitungssitzungen abgegeben werden, sind mit dem tatsächlichen Preis anzusetzen.

Hinweis: BFH Urteil vom 04.08.1994, AZ VI R 61/92, BStBl 1995 II, 59

Angemessenheit der Bewirtung

Bei der Beurteilung der Angemessenheit von Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG ist darauf abzustellen, ob ein gewissenhafter Unternehmer angesichts der zu erwartenden Vorteile die Aufwendungen ebenfalls auf sich nehmen würde. Neben der Unternehmensgröße, der Höhe des längerfristigen Umsatzes und Gewinns sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben bzw. Branchen als Beurteilungskritern heranzuziehen. Daher gilt es auch, die Angemessenheit der Aufwendungen für die Bewirtung zu prüfen. Sind diese unangemessen, ist ein Abzug als Betriebsausgabe ausgeschlossen.

Betriebliche Bewirtung mit geschäftlichem Anlass

Ein geschäftlicher Anlass insbesondere dann gegeben, wenn es sich um die Bewirtung von Personen handelt, zu denen bereits schon eine Geschäftsbeziehung existiert oder zu denen sich eine anbahnt.

Hinweis: Einkommensteuerrichtlinie R 4.10 Abs. 6 S. 2

Zu diesem Personenkreis können potenzielle Kunden, Handels- und Pressevertreter, freie Mitarbeiter, Unternehmens- und Steuerberater, sowie Rechtsanwälte, Vertreter des öffentlichen Lebens oder Fachkollegen außerhalb des Unternehmens gehören.

Bei der betrieblichen Bewirtung mit geschäftlichen Anlass dürfen entweder ausschließlich Geschäftspartner oder Geschäftspartner und Arbeitnehmer bewirtet werden.

Folge ist, dass 30 Prozent der Bewirtungsaufwendungen eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 S. 1 EStG darstellen. Hierbei ist zu beachten, dass die Aufwendungen angemessen sind und den erhöhten Nachweisanforderungen entsprechen (R 4.10 Abs. 8 EStR).

Wichtig: Die Abzugsbegrenzung gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, der auf den an der Bewirtung teilnehmenden Unternehmer oder dessen Arbeitnehmer entfällt.

Bewirtung in den Geschäfts- und Büroräumen des Unternehmens

Ein virtuelles Essen kann in der Form stattfinden, dass der teilnehmende steuerpflichtige Unternehmer aus den Geschäfts- und Büroräumen heraus zum Beispiel per Videokonferenz mit Geschäftspartnern kommuniziert und bewirten lässt. In diesem Fall liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Tipp für die Praxis

Bei einer Bewirtung in den Geschäfts- und Büroräumen empfiehlt es sich, die Speisen und Getränke per Lieferservice bringen zu lassen. Dann liegt eine ordnungsgemäße Rechnung für die Buchhaltung vor, aus der sich auch der Umfang der Bewirtung ergibt. Der Anlass der Bewirtung sollte in jedem Fall festgehalten werden.

Nimmt an dem Essen per Videokonferenz neben dem steuerpflichtigen Unternehmer und den Geschäftspartnern auch ein Arbeitnehmer teil, liegt ebenfalls eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Beim Arbeitnehmer ist die Bewirtung steuerfrei, weil sie ausschließlich im eigenbetrieblichen Interesse stattfand.

Weitere Praxisbeispiele

An einem Online-Beratungsgespräch nehmen der Unternehmer und ein Außendienstmitarbeiter im Unternehmen teil. Der Kunde schaltet sich von zuhause aus dazu. Der Unternehmer bestellt für alle drei Teilenehmer ein Menü. Die Rechnung über diese drei Menüs – pro Kopf 20 Euro – geht an den Unternehmer.

Lösung: Hier liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichen Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70% als Betriebsausgabe abzugsfähig. Der Gewinn des Unternehmens wird um 42 Euro gemindert. Bei dem Arbeitnehmer ist die Bewirtung steuerfrei, weil sie im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesses durch den Arbeitgeber erfolgte.

Bewirtet ein Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens einen Kunden im Rahmen einer Videokonferenz, sind von den Aufwendungen 70% als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bei dem Arbeitnehmer führt dies – da es überwiegend betrieblich veranlasst ist – zu keinem geldwerten Vorteil (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR).

Bewirtung in der privaten Wohnung des Unternehmers

Nach Auffassung der Finanzverwaltung (R 4.10 Abs. 6 S. 8 EStR) gehören Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichen Anlass in der Wohnung des Steuerpflichtigen regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern vielmehr zu den Kosten der Lebensführung (§12 Nr. 1 EStG). Dies könnte im obigen Ausgangsbeispiel zum Problem werden.

Abwandlung

Der Unternehmer führt die Videokonferenz mit dem Kunden nicht in der Versicherungsagentur durch, sondern in seiner privaten Wohnung durch.

Lösung: Folgt man der Ansicht der Finanzverwaltung, müsste der Rechnungsbetrag von 40 Euro aufgeteilt werden. Soweit die Rechnung auf das Menü des Unternehmers entfällt, liegen Kosten der privaten Lebensführung vor. Soweit die Rechnung auf das Menü des Kunden entfällt, liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichen Anlass vor. Diese Aufwendungen wären zu 70% als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Nachweispflichten

Der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen ist wie folgt zu dokumentieren.

  • Ort und Datum
  • bewirtete Personen
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen
  • Unterschrift des Bewirtenden

Die Rechnung muss den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts entsprechen. Der Beleg muss maschinell erstellt und registriert worden sein. Die Rechnung muss Speisen und Getränke nach Art, Umfang und Preis einzeln enthalten. Handschriftliche Quittungen werden nicht akzeptiert, ebenso wenig Rechnungen, die lediglich „Speisen und Getränke“ in einem Gesamtpreis ausweisen. Der Bewirtende muss den Beleg eigenhändig unterschreiben.

Tipp für die Praxis

Bei einer Bewirtung im Rahmen einer Videokonferenz sollte als Ort auch die Anschrift eines jeden Teilnehmers aufgezeichnet werden. Die schriftlichen Angaben – auch zu den Teilnehmern und dem Anlass der Bewirtung – können auf der Rechnung oder getrennt gemacht werden und sind vom Bewirtenden zu unterschreiben. Erfolgen die Angaben getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück über die Angaben und die Rechnung grundsätzlich zusammengefügt werden. Ausnahmsweise genügt es, den Zusammenhang dadurch herzustellen, dass die Rechnung und dem Schriftstück über die Angaben Gegenseitigkeitshinweise angebracht werden.

Wichtig: Dem Anlass der Bewirtung kommt besonders bei Betriebsprüfungen eine hohe Bedeutung zu. Allgemeine Angaben – wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch, Kundenpflege oder Geschäftsessen als Anlass der Bewirtung reichen nicht (BFH-Urteil vom 15.01.1998, Az. IV R 81/96, BStBl 1998 II, 263). Unternehmen sollten den Anlass daher genau bestimmen, um Konflikte im Rahmen einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Auch muss aus dem Anlass der Bewirtung der geschäftliche Hintergrund erkennbar sein. Das gilt auch bei einer virtuellen Bewirtung.

Aufzeichnungspflichten

Nach § 4 Abs. 7 EStG sind die geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Dies ist erfüllt, wenn die Aufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht und bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufgezeichnet werden. In zeitlicher Hinsicht müssen die schriftlichen Angaben zeitnah, d.h. spätestens bis zum Ablauf des Geschäftsjahrs, gemacht werden.

Verstoß gegen die Aufzeichnungs- und Nachweispflichten

Ohne gesonderte Aufzeichnung scheidet ein Betriebsausgabenabzug vollständig aus (BFH-Urteil vom 22.01.1998, Az III R 171/82). Gleiches gilt, wenn mindestens eine der Nachweispflichten vernachlässigt wird oder wenn die Angaben lückenhaft sind. An dieser Tatsache ändert sich nichts, wenn ihre Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden können (BFH-Urteil vom 30.01.1986, Az. IV R 150/88). Ebenfalls können ertragssteuerliche Zwecke die fehlenden Angaben nicht nachträglich ergänzt werden. Deshalb ist es regelmäßig ausgeschlossen, Fehler noch in der Betriebsprüfung zu heilen.

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